Bundesarbeitsgericht: Digitale Gehaltsabrechnung ist rechtmäßig

Gerichtsurteil: Digitale Lohnabrechnung ohne Papier ist zulässig

Das Bundesarbeitsgericht (Az. 9 AZR 48/24) hat ein richtungsweisendes Urteil gefällt: Arbeitgeber dürfen Lohn- und Gehaltsabrechnungen ausschließlich digital zur Verfügung stellen – vorausgesetzt, die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben gesicherten Zugang zu diesen Unterlagen. Eine Pflicht zur Papierform besteht demnach nicht.

Hintergrund: Verkäuferin klagt auf Lohnabrechnung in Papierform

Im zugrunde liegenden Fall ging es um eine Verkäuferin, die bei einem Einzelhandelsunternehmen beschäftigt ist, das Teil eines größeren Konzerns ist. Im März 2022 stellte das Unternehmen seine Gehaltssystematik um: Künftig sollten alle Abrechnungen digital über einen externen Dienstleister erfolgen, abrufbar über ein passwortgeschütztes Online-Postfach.

Zugleich bestand die Möglichkeit, die Dokumente im Betrieb einzusehen oder auszudrucken. Die betroffene Mitarbeiterin lehnte dieses Verfahren ab und verlangte weiterhin die Aushändigung einer gedruckten Abrechnung.

Das Landesarbeitsgericht gab ihr zunächst Recht. Es argumentierte, dass die digitale Bereitstellung nicht genüge, da die Arbeitnehmerin dieses Postfach nicht für rechtserhebliche Erklärungen nutze – und es sich bei der Abrechnung um eine solche handele.

BAG urteilt anders: Bereitstellung im digitalen Postfach ist ausreichend

Das Bundesarbeitsgericht hingegen widersprach dieser Auffassung. In seinem Urteil stellte es fest, dass die digitale Übermittlung im Einklang mit § 108 Abs. 1 Satz 1 der Gewerbeordnung stehe. Die gesetzlich geforderte Textform sei auch dann gewahrt, wenn das Dokument lediglich zum Abruf bereitgestellt werde – es handle sich um eine sogenannte Holschuld. Das bedeutet: Die Arbeitnehmerin muss sich die Abrechnung selbstständig aus dem Postfach holen. Ein tatsächlicher Zugang ist nicht zwingend erforderlich.

Zudem stellte das Gericht klar, dass die entsprechende Konzernbetriebsvereinbarung zur digitalen Abrechnung grundsätzlich zulässig ist und nicht in unzumutbarer Weise in die Rechte der Beschäftigten eingreift. Allerdings konnte das Gericht nicht abschließend klären, ob der Konzernbetriebsrat für die Einführung des Systems tatsächlich zuständig war. Deshalb wurde der Fall zur weiteren Prüfung an das Landesarbeitsgericht zurückverwiesen.

Praxistipp für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer

Wer mit der digitalen Form der Gehaltsabrechnung unzufrieden ist, sollte zunächst prüfen, ob alternative Zugangswege bestehen – etwa ein Ausdruck im Betrieb. Auch ein Blick in die Betriebsvereinbarung kann helfen, Rechte und Pflichten besser zu verstehen.